Déclaration de protection des données

Qui est responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données est l'entreprise individuelle de Marius Sucevan, qui exerce sous le nom Mein Valet.

Adresse postale : voir les mentions légales

Écrivez-nous à cette adresse si vous avez des questions sur la protection des données ou si vous souhaitez exercer vos droits.

À qui s'applique cette déclaration

Nous traitons les données :

• des clientes et clients privés
• des personnes de contact des garages
• des détenteurs dont la voiture nous est confiée par un garage
• des chauffeurs et des autres collaborateurs

Si un garage réserve le trajet pour votre voiture, nous recevons vos données du garage : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, plaque d'immatriculation et modèle de la voiture.

Réservation

Lorsque vous réservez un trajet, avec le formulaire du site ou depuis le compte de votre garage, nous traitons :

• l'adresse de prise en charge et l'adresse de destination, chacune avec ses coordonnées
• la date et la plage horaire
• la plaque d'immatriculation et le modèle de la voiture
• le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail
• votre remarque sur le trajet
• le prix

Nous avons besoin de ces données pour effectuer le trajet, vous joindre et établir la facture. La base est le contrat.

Recherche d'adresse : pendant que vous saisissez une adresse, notre serveur envoie le texte saisi à la recherche d'adresses de la Confédération (geo.admin.ch, Office fédéral de topographie swisstopo, Suisse).

Distance : pour calculer l'itinéraire, notre serveur envoie les deux coordonnées à OpenRouteService (HeiGIT gGmbH, Heidelberg, Allemagne).

Ni la recherche d'adresses ni OpenRouteService ne reçoivent votre nom ou votre plaque.

Procès-verbal de remise

À la prise en charge et à la remise, la chauffeuse ou le chauffeur établit un procès-verbal. Il contient :

• au moins 10 photos de la voiture : extérieur, jantes, habitacle et tableau de bord
• le kilométrage et le niveau de carburant
• des notes sur les dégâts
• l'heure et la position GPS de la remise
• la signature de la personne qui remet ou reçoit la voiture
• pour chaque photo, une empreinte numérique (hash SHA-256) et l'heure de la prise de vue

Le procès-verbal atteste l'état de la voiture à la prise en charge et à la remise : pour vous, pour le garage et pour nous. Les bases sont le contrat et notre intérêt légitime à disposer d'une preuve en cas de litige.

Position pendant le trajet

Pendant un trajet, de la prise en charge à la remise, l'application de la chauffeuse ou du chauffeur enregistre la position de la voiture : coordonnées, heure, précision, vitesse et direction. Rien n'est enregistré avant la prise en charge ni après la remise.

Dans quel but : sur la page d'état de votre réservation, vous voyez où se trouve votre voiture et quand elle devrait arriver. La base est le contrat et notre intérêt légitime à rendre le trajet vérifiable.

Qui la voit : toute personne qui connaît le lien vers la page d'état, le compte client de la réservation, le garage qui a réservé le trajet et notre administration. Seule la dernière position est affichée, avec son heure, pas le chemin parcouru ni qui conduit. Un garage peut transmettre le lien à la détentrice ou au détenteur du véhicule. La page d'état d'une réservation de garage n'indique aucun prix.

Combien de temps : la position est visible pendant le trajet et encore 15 minutes après la remise. Nous supprimons les positions 7 jours après la remise.

Carte : la carte provient de l'Office fédéral de topographie swisstopo (wmts.geo.admin.ch, Suisse). Lorsque vous voyez la carte, votre navigateur charge les images directement depuis ce serveur. swisstopo apprend ainsi votre adresse IP et la portion de carte, mais ni votre nom ni la réservation. La carte n'est chargée que lorsqu'une position existe.

Heure d'arrivée : pour l'estimation, notre serveur envoie la dernière position et les coordonnées de la destination à OpenRouteService (HeiGIT gGmbH, Heidelberg, Allemagne), au maximum une fois par minute et par trajet.

Pour nos collaborateurs : pendant le trajet, la position de la voiture est aussi celle de la chauffeuse ou du chauffeur. L'enregistrement ne commence que lorsque la chauffeuse ou le chauffeur l'active dans l'application. Il ne fonctionne que pendant un trajet et se termine à la remise. Nous n'utilisons pas les positions pour évaluer le comportement ou la performance.

Aide de l'IA et dictée dans le procès-verbal

Nous envoyons la photo du tableau de bord à Anthropic (Anthropic PBC, États-Unis). Le service lit le kilométrage et le niveau de carburant. La chauffeuse ou le chauffeur confirme les valeurs.

Les autres photos ne sont envoyées à Anthropic que si la chauffeuse ou le chauffeur demande un contrôle par l'IA pour une photo. Les notes peuvent être envoyées sous forme de texte au même service, pour être traduites et mises au propre.

Anthropic traite les données pour notre compte au moyen de son interface de programmation (API). Selon les conditions commerciales de cette interface, Anthropic n'utilise pas les données pour entraîner des modèles.

L'IA est une aide. Ce qui figure dans le procès-verbal est toujours confirmé par une personne.

Dictée (concerne nos collaborateurs) : la personne qui dicte une note dans l'application des chauffeurs utilise la reconnaissance vocale de son navigateur ou de son appareil, par exemple d'Apple ou de Google. Le fabricant peut traiter l'enregistrement sur ses serveurs. Nous ne conservons aucun enregistrement audio.

Comptes, e-mails sur le trajet et langue

Pour un compte, nous enregistrons l'adresse e-mail, le rôle, la langue et le moment de la dernière connexion. Pour les garages, les chauffeurs et l'administration, le nom s'y ajoute.

Particuliers : nous ne créons un compte que si vous le souhaitez. Pour cela, vous cochez une case lors de la réservation ou plus tard sur la page d'état de votre réservation. En cochant la case, vous demandez seulement le compte. Votre consentement prend effet lorsque vous vous connectez pour la première fois avec le lien que nous envoyons à votre adresse e-mail : nous enregistrons ce moment et la version du texte que vous avez vue. Ce n'est qu'alors que vos réservations sont liées au compte. Le compte sert uniquement à ce que vous puissiez, sous « Mes trajets », voir vos trajets et leur état, ouvrir le procès-verbal et annuler un trajet avant la prise en charge. Les réservations avec la même adresse e-mail apparaissent dans le même compte. Sans compte, vous réservez de la même manière : vous recevez les e-mails sur le trajet et le lien vers la page d'état. La base est votre consentement.

Retrait : vous pouvez à tout moment supprimer vous-même votre compte sous « Mes trajets » ou nous le demander. Nous supprimons alors le compte et le consentement enregistré. Vos réservations restent comme documents commerciaux, mais ne sont plus liées à un compte.

La connexion se fait par un lien à usage unique que nous envoyons par e-mail. Il n'y a pas de mot de passe.

E-mails sur le trajet : nous vous écrivons lorsque votre demande est arrivée, lorsque le trajet est confirmé et lorsqu'il est annulé. Ces e-mails font partie du déroulement du trajet et ne contiennent pas de publicité. Ils contiennent un lien vers la page d'état de la réservation. Toute personne qui connaît ce lien voit les données du trajet : merci de ne pas le transmettre.

Langue : lors de la réservation, vous choisissez la langue dans laquelle nous vous écrivons et établissons les documents (allemand, italien, français ou anglais). Nous enregistrons ce choix dans la réservation et dans le compte. Vous pouvez le modifier dans le compte.

Documents, facture et paiement

Nous envoyons le procès-verbal en PDF par e-mail à la cliente ou au client et au garage.

Nous établissons les factures sous forme de QR-facture suisse. Nous conservons les factures et les pièces comptables pendant 10 ans (art. 958f du Code des obligations).

Paiement actuellement : vous payez à la prise en charge, par TWINT ou en espèces auprès du chauffeur, ou sur facture. Les garages reçoivent une facture mensuelle.

Le paiement en ligne par TWINT ou par carte via Payrexx AG (Thoune, Suisse) est prévu. Lorsque vous payez en ligne, Payrexx traite les données de paiement. Nous ne voyons jamais les numéros de carte.

WhatsApp, téléphone et e-mail

Si vous nous écrivez par WhatsApp, vos messages sont traités par WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd., avec un traitement également aux États-Unis).

Vous décidez vous-même d'utiliser WhatsApp ou non. Vous pouvez aussi nous joindre par e-mail et par téléphone.

Newsletter

Les clientes et clients privés peuvent s'abonner à notre newsletter. L'inscription se fait en deux étapes (double opt-in) : après l'envoi du formulaire, vous recevez un e-mail avec un lien de confirmation. Ce n'est qu'après avoir confirmé votre adresse avec ce lien que vous êtes inscrit. Nous enregistrons votre adresse e-mail, votre langue ainsi que le moment de l'inscription et de la confirmation et nous vous envoyons des offres. Sans confirmation, vous ne recevez ni newsletter ni rabais ; sur demande, nous supprimons immédiatement une inscription non confirmée. L'inscription confirmée donne droit, une fois, à un rabais de 10 pour cent sur la prochaine réservation avec cette adresse e-mail. Nous notons pour quelle réservation le rabais a été utilisé.

La base est votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment : chaque e-mail contient un lien de désabonnement. Après le retrait, nous ne vous envoyons plus la newsletter. Votre adresse reste notée comme désabonnée, afin que le rabais ne soit pas accordé plusieurs fois. Sur demande, nous la supprimons entièrement.

Site, journaux du serveur et badge partenaire

Lorsque vous consultez le site, notre serveur enregistre pour une courte durée : l'adresse IP, l'heure, la page demandée et le type de navigateur. Nous en avons besoin pour la sécurité et l'analyse des erreurs. Conservation : [DAUER LOGS] jours.

Nous n'utilisons aucun outil d'analyse, aucun outil de publicité ou de suivi et aucun module de réseaux sociaux. Les polices sont servies par notre propre serveur.

Badge partenaire : une fois par semaine, notre serveur appelle le site public d'un garage partenaire et vérifie que le lien du badge s'y trouve. Nous ne traitons aucune donnée personnelle à cette occasion.

Cookies et stockage local

Nous n'utilisons que le stockage nécessaire au fonctionnement du site. C'est pourquoi nous n'affichons pas de bandeau de cookies.

Si vous ne faites que lire le site ou utiliser le calculateur de prix, vous ne recevez aucun cookie tant que vous ne changez pas de langue.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans votre navigateur. Sans les cookies de connexion, la connexion ne fonctionne pas.

Où se trouvent les données et qui les reçoit

Le site, la base de données et le stockage des fichiers (Supabase exploité par nos soins) fonctionnent sur notre propre serveur chez Hetzner Online GmbH, centre de calcul d'Helsinki, Finlande. Notre propre instance n8n pour les automatisations, par exemple les notifications qui nous sont destinées, fonctionne sur un second serveur à nous chez Hetzner à Falkenstein, Allemagne.

Ces destinataires reçoivent des données dans la mesure nécessaire à leur tâche :

• la cliente ou le client et le garage du trajet concerné : le procès-verbal en PDF
• Hetzner Online GmbH, Allemagne : exploitation du serveur
• Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (Amazon SES, Rechenzentrum Frankfurt, Deutschland) : envoi de nos e-mails
• Anthropic PBC, États-Unis : aide de l'IA dans le procès-verbal
• swisstopo, Suisse : recherche d'adresse (uniquement le texte saisi)
• swisstopo, Suisse : carte sur la page d'état (adresse IP et portion de carte, directement depuis votre navigateur)
• HeiGIT gGmbH, Allemagne : distance et heure d'arrivée (uniquement des coordonnées)
• Payrexx AG, Suisse : paiement en ligne, lorsque vous l'utilisez
• Meta Platforms Ireland Ltd., avec un traitement également aux États-Unis : uniquement si vous utilisez WhatsApp

Finlande et Allemagne : le Conseil fédéral reconnaît ces deux pays comme offrant un niveau de protection adéquat (art. 16 LPD).

États-Unis : pour la communication vers les États-Unis, nous nous fondons sur le Swiss-U.S. Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié. Sinon, des clauses contractuelles types s'appliquent (art. 16 et 17 LPD).

Combien de temps nous conservons les données

• Photos : nous les supprimons 12 mois après la remise ou après l'annulation. Exception : un litige est ouvert sur la réservation.
• Positions du trajet : nous les supprimons 7 jours après la remise.
• Procès-verbal avec les empreintes numériques des photos, PDF et signature : nous les conservons comme pièces comptables.
• Réservations et factures : 10 ans.
• Comptes : jusqu'à leur clôture.
• Newsletter : jusqu'au retrait du consentement. Ensuite, seule la mention du désabonnement est conservée, jusqu'à ce que vous en demandiez la suppression.
• Journaux du serveur : [DAUER LOGS] jours.

Sécurité

• La transmission est chiffrée (TLS).
• L'accès dépend du rôle. La base de données l'applique à chaque ligne (Row Level Security).
• Les photos et les documents se trouvent dans un stockage privé. Ils ne sont accessibles que par des liens signés de courte durée.
• Nous enregistrons les photos originales sans modification, avec leur empreinte numérique.

Pas de décision automatisée, pas de profilage

Nous ne prenons aucune décision individuelle automatisée au sens de l'art. 21 LPD.

Nous calculons les prix selon des règles fixes. L'analyse des photos n'est qu'une aide : une personne confirme le résultat. Nous ne faisons pas de profilage.

Si le RGPD s'applique à vous

Dans la mesure où le règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) s'applique à vous en tant que personne dans l'UE, nous nous fondons sur ces bases juridiques :

• contrat (art. 6, par. 1, let. b RGPD) : réservation, procès-verbal, facture et compte des garages
• obligation légale (art. 6, par. 1, let. c RGPD) : conservation des pièces comptables
• intérêt légitime (art. 6, par. 1, let. f RGPD) : preuve en cas de litige et sécurité du site
• consentement (art. 6, par. 1, let. a RGPD) : newsletter et compte des clients privés

Dans ce cas, vous disposez des droits prévus aux art. 15 à 22 RGPD.

Vos droits

Selon les art. 25 à 32 LPD, vous pouvez :

• demander quelles données nous traitons à votre sujet
• vous faire remettre vos données dans un format électronique courant ou les faire transmettre à un autre prestataire
• faire rectifier les données inexactes
• faire supprimer des données, si nous ne sommes pas tenus de les conserver
• vous opposer au traitement
• retirer un consentement à tout moment

Pour cela, écrivez un e-mail à info@meinvalet.ch. Nous répondons dans les 30 jours et gratuitement.

Vous pouvez en outre vous adresser à l'autorité de surveillance :

Modifications de cette déclaration

Nous adaptons cette déclaration lorsque notre offre ou la situation juridique change. La version publiée sur cette page fait foi.